箇条書きでメモする・伝える【書評：超箇条書き（著：杉野 幹人）

本日は、最近読んだおすすめの本について紹介したいと思います。

社会人や学生の方で、以下のような事を思った事はないでしょうか。

このような方に、是非読んでもらいたい本です。

その本は、「超・箇条書き〜10倍早く、魅力的に伝える技術〜　杉野 幹人」という本です。

この本の内容を一言で言うなら「箇条書きを極めろ」という事になります。
例えば、「プレゼン資料を作る」、「相手の話をメモする」、「会議時で発言する」、このような場面で、本書の超・箇条書きを行うと、より短くまとめ、より魅力的に伝える事が可能になります。


本日は、実際本を読んで僕自身参考になった点を以下の内容にそって紹介します。

1、なぜ超・箇条書きがよいか

超・箇条書きをする事で得られるメリットは次の3つです。

• 書く時間が短縮できる。
• シンプルにまとめ理解がしやすい。
• 相手に伝わる説明が速かにできる。

この3つのメリットについて、順に説明していきたいと思います

①書く時間が短縮ができる

人の話をメモしている間に、話に追いつけず途中抜けてしまう経験はないでしょうか。箇条書きであれば書く時間を減らすことができるので、話をしながらメモをとる事がスムーズにできます。

②シンプルにまとめ、理解がしやすい。

後ほど紹介しますが、箇条書きによって「構造化」することで、全体像を理解することが可能になります。

③相手に伝わる説明が速かにできる。

相手から説明を求められた場合、何を話そうか迷った事はないでしょうか。
これは理解はしているけれでも、情報量が多いために頭の中の整理に時間がかかりる事で起こります。箇条書きであれば、書いている事をそのまま伝えるだけなので、素早く的確に話をする事ができます。

2、超・箇条書き実践法3つ

前項では、箇条書きを実践する事で得られるメリットを紹介しました。
ここからは、どのように箇条書きを書いていくか、その方法について紹介していきます。

超・箇条書きは、通常の箇条書きに加えて次の3つを意識します。

以下、一つずつ紹介していきたいと思います。

①構造化する

構造化をする事で相手が全体像を一瞬で理解できるようになる。

そのためには、ただ箇条書きを羅列するのではなく、文の並びに意味をもたせる事が大切です。

どういう事かを説明するために、以下の例文を見てください。

これを、超・箇条書きでは下記のようになります。

いかがでしょうか。
構造化を意識するとシンプルに内容が理解できると思います。

では、どうすれば構造化を意識した箇条書きができるのでしょうか？
本書では、構造化をするために「ガバニング」と「整理する」といった技術を紹介しいます。
以下、どういうものなのか一つずつ説明していきます。

・ガバニング

伝えたい事がある時に、先に「ポイントは3つあります」と伝える事をガバニングと言います。プレゼンテーションでも用いられるテクニックです。これを行うと、「3つあるんだな」と考えるので、結果、頭のなかで整理がしやすくなります。
さきほどの例でいうと、「チェーンの牛丼のすばらしさは3つ」、「こんな人におすすめ3つ」という箇所が、ガバニングを活用した文となります。

・整理する

例えば、上記の箇条書きを一つにまとめたらどうでしょう…

ちょっと分かりにくいですよね。
なので、つながりのあるもの同士で整理することが、構造化させるコツです。

この例でいうと、「安い」「早い」「美味い」は牛丼に焦点を当てているので、これを一つのグループとします。

そして、残りの「お金のない学生」「時間のない社会人」「小さなお子さんがいるファミリー」はお店に来る客層に焦点を当てているので、これをもう一つのグループにします。そうすると、さきほどの箇条書きとなるわけです。

まとめると、構造化は相手の理解を助ける。構造化するコツは「ガバニング」と「整理する」でした。これだけでもかなり見やすい箇条書きができると思います。是非実践してみてください。

②物語化

次は物語化です。相手が関心をもって最後まで読んでもらえるには、この物語化が大切になります。

といっても箇条書きで、どのように物語化するのでしょうか？

相手の関心を踏まえ、相手が興味を持つような文言を文の一部に埋め込む事が大切だと本書で述べられてます。

こうする事で、相手はその箇条書きを「自分に関係があるもの」として認識し、読んでくれるようになるということなんですね。

例えば、会社の成長戦略をテーマに次の内容を箇条書きにまとめるとします。

上記の2つ、どちらが惹きつけられますでしょうか。
おそらく下のテーマの方が中身は同じでも、興味を持てるのではないでしょうか。
新型コロナウイルスによる経済の影響は、多くの人が気になる時事ネタです。それをタイトルに入れるだけで、相手を惹きつける事ができます。

③メッセージ化

メッセージ化の目的は「相手の心に響かせる」です。
構造化により理解させ、物語化で惹きつける、そして最後は、心に響かせる事が大切です。本書ではそのためのスキルがいくつか紹介されていますが、僕が一番勉強になった事は「数字を入れる」という事でした。

具体例の方がイメージしやすいと思うので、ここでも具体例を一つ出します。

具体的な数字を入れます。

最初の例も悪くはないですが、下記のように数字を入れると、その人の具体的な目標と決意が読み取れます。結果、相手の心に響きやすいという効果につながります。これがメッセージ化になります。

3、実践して感じた事

最後に超・箇条書きを実践して感じた事をまとめます。

箇条書きはこれまでも普通に行ってましたが、ただ単に事実を羅列しているだけでした。
今回紹介した、3つの技術「構造化・物語化・メッセージ化」を行う事で、「頭の中の整理」、「相手にわかりやすく伝える」、「効果的なメモ」が格段に上手くなったと感じています。

例えば、「物語化」という技術は、メールの件名に入れるようにしました。

そうすることで、ビジネスの取引先や顧客から返信が来ることが多くなりました。

また、会議であれば、箇条書きをもとに発言をするようになりました。

その結果、何を発言したらよいか迷う事がなくなり、結果、落ち着いて余裕をもって発言できるようになりました。

なぜかというと、箇条書きを作る過程で情報整理がされているため、理解しやすく、箇条書きを上から読んでいけば自然とメッセージ性の強い発言ができるからです。

例えば、最初に紹介した牛丼の話を例に牛丼の魅力を説明するとします。

このように、箇条書きを順番に説明して、途中に内容を少し加える事で、とてもわかりやすい説明ができます。

※実際、話をする時の練習については下記の記事をお読みください。
学校や会社での発表・プレゼンテーションを控えている方は参考になると思います。

【超簡単】プレゼンテーションの話し方が劇的に上達する一つの方法

箇条書きはおそらく誰もが使ったことのあるメモ術だと思います。
いっぽうで、箇条書きを技術として習う事もないと思います。

その意味で、箇条書きの技術が懇切丁寧に書かれた本書はとても価値のある本です。箇条書きについて興味を持たれた方は是非、本書を手に取ってみてください。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。